Archivage de documents  Producteurs, Vendeurs, Fournisseurs

Compte tenu de la grande quantité d'informations traitées et stockées quotidiennement, l'archivage de documents est absolument essentiel. Contrairement à l'archivage classique, la gestion électronique des documents prend de plus en plus d'importance. Le stockage des documents importants doit être conforme aux exigences respectives du Code de commerce allemand. Les délais de conservation pouvant aller jusqu'à 10 ans doivent être respectés. L'archivage de documents garantit que les documents peuvent être retrouvés fidèles à l'original.Les exigences en matière d'archivage de documents résultent des technologies de stockage et de logiciels. Ces technologies ont tellement évolué ces dernières années qu'elles conviennent parfaitement à une utilisation à long terme. Les formats de gestion de documents les plus récents sont XML et PDF. Il faut toutefois veiller à ce que les formats de données respectifs puissent également être lus par le logiciel correspondant. Pour garantir un archivage absolument sûr des documents, il faut veiller à ce que les documents stockés ne puissent pas être modifiés ou supprimés. L'utilisation de mémoires numériques optiques est recommandée à cet effet.